Mit Praxen hat alles angefangen. Hier zählt jeder angenommene Anruf doppelt — und der Datenschutz wiegt schwerer als anderswo. Deshalb gibt es für Praxen eine eigene Ausbaustufe.
Das Telefon läutet, während das Team am Patienten ist. Der Anruf bleibt liegen, der Termin verfällt, und im Zweifel ruft der Patient bei der nächsten Praxis an. Genau dafür ist Siewei gebaut.
Montagmorgen und nach Feiertagen klingelt es ununterbrochen. Siewei nimmt parallel beliebig viele Gespräche an, ohne Warteschleife.
Schildert jemand ein dringendes Anliegen, bucht Siewei keinen Termin in drei Wochen, sondern leitet sofort an Ihr Team weiter. Die Regeln dafür legen Sie fest.
Was am Telefon gesagt wird, gehört zu den besonderen Kategorien nach Artikel 9 DSGVO. Entsprechend sparsam und verschlüsselt gehen wir damit um.
Datenschutz ist bei uns kein Häkchen im Angebot, sondern Teil der Technik. Das sind die Punkte, die Ihr Datenschutzbeauftragter sehen will.
Vor dem ersten Anruf schließen wir mit Ihrer Praxis einen AV-Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. Sie bleiben Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter — mit allem, was dazugehört: Weisungsbindung, Unterauftragsverarbeiter, Löschkonzept.
Sprachverarbeitung und Ablage laufen auf unserem Server in Deutschland, Rechenzentrum Nürnberg. Die Spracherkennung läuft über den europäischen Zugangspunkt unseres Anbieters; soweit dabei ein Anbieter mit Sitz außerhalb der EU beteiligt ist, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Keine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken. Alle Empfänger stehen namentlich in Anlage 3 des AV-Vertrags.
Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Gespeichert wird, was für den Termin nötig ist — und das verschlüsselt. Es gilt ein festes Löschkonzept: Gesprächszusammenfassungen nach 90 Tagen, Termine nach sechs Monaten, technische Protokolle nach 30 Tagen. Kürzere Fristen vereinbaren wir gern mit Ihnen.
Jeder Anrufer erfährt zu Gesprächsbeginn, dass er mit einem KI-Assistenten spricht. Damit erfüllen wir Artikel 50 der EU-KI-Verordnung schon heute — Details unter KI-Transparenz.
Wer mit einem Menschen sprechen möchte, wird weitergeleitet oder bekommt einen Rückruf notiert. Die Entscheidung liegt immer bei Ihrer Praxis, nie beim System.
AV-Vertrag und ein technisches Datenblatt mit allen technischen und organisatorischen Maßnahmen bekommen Sie fertig ausgefüllt — damit die Dokumentation nicht an Ihnen hängen bleibt.
Sie bekommen keinen Zugang und eine Anleitung, sondern ein fertig eingerichtetes System. Im Raum Frankfurt kommen wir dafür in Ihre Praxis, sonst machen wir es aus der Ferne.
Wir gehen gemeinsam durch, welche Anliegen bei Ihnen typisch sind: Terminvergabe, Verschiebungen, Rezepte, Überweisungen, Befunde. Daraus entsteht der Gesprächsleitfaden.
Begrüßungsformel, Ansprache, Tempo, Sprachen. Sie hören sich das an und sagen uns, was anders klingen soll — so lange, bis es nach Ihrer Praxis klingt.
Wann übernimmt Siewei, wann klingelt es bei Ihnen durch? Welche Terminarten dürfen wie lange dauern, welche nur nach Rücksprache? Alles einstellbar, alles jederzeit änderbar.
Ein Termin ist erst dann ein Termin, wenn er im richtigen Kalender steht. Deshalb schreibt Siewei direkt in Ihr PMS statt in eine zweite Liste, die dann jemand abtippen muss.
Siewei sieht Ihre freien Zeiten, berücksichtigt Terminarten und Dauer und trägt den Termin direkt ein. Doppelbuchungen sind damit ausgeschlossen.
Bekannte Patienten werden am Telefon zugeordnet, neue sauber angelegt. Was übernommen wird und was nicht, bestimmen Sie.
Nicht jedes PMS lässt sich anbinden. Dann liefern wir Termine per Kalenderabgleich, E-Mail oder Datei so, dass Ihr Team sie mit einem Klick übernimmt.
In fünfzehn Minuten zeigen wir Ihnen die Terminbuchung, die Notfallregeln und die Anbindung an Ihr System. Danach wissen Sie, ob es passt.
